会社設立後初めて従業員を雇う時の段取り
会社設立したら従業員を雇う。こういった方も多いのではないでしょうか。従業員を雇う時はやらなければいけない業務が沢山出てきてどうすればいいか分からないという方が多くいらっしゃいます。今回は、従業員を雇うと決めたらどういった段取りで何を進めればいいのか。といった事について解説していきます。
【目次】
入社前日までに用意しておくこと
従業員入社当日にやる事
入社して5日以内にやる事
入社して10日以内にやる事
入社して50日以内にやる事
入社前日までに用意しておくこと
法律で定められた書類を確認する
従業員を雇う場合は、
「労働者名簿」
「賃金台帳」
「出勤簿」
といった労働基準法で定められた書類を作成し事業所に備え付けておく事が法律で決まっています。この「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」といった書類の事を法定三帳簿といいます。
法律上、従業員が所属している事務所毎に書類を作成して備え付けておく事が必要であり、従業員が退職後３年間は保存しておかなければいけません。
また、会社で雇用する従業員には
「労働条件通知書」
を渡す必要がありますのでこちらも準備しておきます。
どの書類も書式は決まっていませんが、これだけは記載しなければいけないという要件がありますので、厚生労働省のホームページ等からダウンロードして頂いてもよろしいかと思います。
一般的な中小企業の場合、複数の事務所があるという事が少ないので、本店とは別に新しく拠点を作るような場合、そこに所属する従業員分を本店とは別に作る必要があると覚えておきましょう。
労働基準法で定められた書類を準備する以外にも、
・社会保険加入の有無を確認→加入要件に該当する従業員となるかどうか
・扶養控除等申告書の用紙を準備
・従業員が提出する書類の連絡→従業員にどの書類の提出が必要かを伝える
・登記簿謄本の取得
といった事もしておく必要があります。
労働者名簿を作成
労働者名簿とは、その名のとおり従業員に関する情報が記載された名簿の事です。必要な情報が記載されていれば、どういった書式でも構いません。
所属する労働者は日雇い労働者以外全員分作成する必要があります！！
記載が義務付けられている項目は
①氏名
②生年月日
③性別
④住所
⑤業務の種類
⑥履歴
⑦雇用年月日
⑧退職年月日と事由
⑨死亡年月日と原因
以上9つの項目です。これらが記載されていれば問題ありませんので、厚生労働省の書式やGoogle検索でできてきた物を利用しても大丈夫です。
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賃金台帳を作成
次に「賃金台帳」の準備です。お給料の支払いの都度記録していくものですが、
そのとき慌てない為に事前に準備しておきましょう。
賃金台帳は労働者名簿と異なり
日雇い労働者を含めて全員分作成する義務があります！！
賃金台帳には
①労働者氏名
②性別
③賃金の計算期間
④労働日数
⑤労働時間数
⑥時間外労働時間数
⑦深夜労働時間数
⑧休日労働時間数
⑨基本給や手当等の種類と額
⑩控除項目と額
以上10項目を記載しておく必要があります。
これらの項目が記載されていればどんな書式でもかまいません。Excel等で自動集計できるものが便利ですが、インターネットであるものは要件を満たしていない場合もあるので注意して下さい。
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出勤簿を準備
従業員の出退勤を把握する為の書類です。出勤簿に記載しなければならない事項は特段法律で定めはありませんが厚生労働省がガイドラインを出しています。
ガイドラインでの記載事項は
①氏名
②出勤日と労働日数、出社・退社時刻
③日別の労働時間数、休憩時間数
④時間外労働を行った日付と時刻・時間数
⑤休日労働を行った日付と時刻・時間数
⑥深夜労働を行った日付と時刻・時間数
以上6点を労働トラブル防止の為に記載する事が望ましいとされております。
【補足情報】
〇「時間外労働」とは1日8時間若しくは週40時間を超えた部分の労働時間の事を言います。
〇「休日労働」とは1週間に1日又は月4日が休日と定められていますが、それを越えて労働した事を言います。
〇「深夜労働」とは22時から翌5時までの労働を言います。
【タイムカードでも代用可能】
紙やＥｘｃｅｌでの管理はミスにつながりやすく手間もかかりますので、自動計算機能がある
タイムカードをおすすめします。
最近では様々な種類のアプリケーションがリリースされていますので、選択肢は広がっています。
【タイムカードの注意点】
タイムカードは従業員の出退勤の時間を記録してくれますが、注意が必要です。タイムカードの記録で正確な労働時間を図る事は難しいからです。
例えば、少し早く出社して食事をしたり、同僚と雑談してから退社するというケースが日常的にあるからです。以上の事から業務日報や早出、残業は承認制にするといった事も必要になります。
便利なタイムカードとはいえ、ある程度の管理をしなければ結果的に不要な残業代も支払う事になるので注意をする必要があるのです。
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労働条件通知書を作成
従業員をどのような条件で雇用するかを記載した書類になります。法律で、従業員に対して提示する内容が定められており、以下の項目は必ず書面で行う必要があります。
①労働契約の期間
②就業の場所・従事する業務の内容
③始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交代制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項
④賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期に関する事項
⑤退職に関する事項（解雇の事由を含む）
以上の項目が埋まっていれば、書式は何でもかまいません。wordで作成した簡単なもので結構です。労働条件を決める時は検討する問題が沢山あるのでしっかり確認してください。
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厚生労働省 主要様式ダウンロードコーナー
※厚生労働省主要書式ダウンロードコーナーにて「労働条件通知書」と検索頂ければ分かり安いです。
社会保険加入の有無を確認
従業員が社会保険に加入する必要があるか否かを確認します。要件を簡単な表にまとめています、詳細は関連リンクをご覧ください。
「社会保険」健康保険と厚生年金の加入義務
| 法人の場合 | 個人事業主の場合 | |
| 対象人数 | 1名以上該当者がいれば加入 | 対象者が5名以上で加入 |
| 対象者 | 〇役員（役員報酬０円は除く）
〇正社員 〇正社員の労働時間の4分の3以上労働するパート・アルバイト |
〇正社員
〇正社員の労働時間の4分の3以上労働するパート・アルバイト |
「労働保険」雇用保険の加入義務
| 法人の場合 | 個人事業主の場合 | |
| 対象人数 | 下記条件の全てに該当するものが1名以上いれば加入 | 下記条件の全てに該当するもおのが1名以上いれば加入 |
| 対象者 | 〇勤務開始から31日以上勤務する見込みがある事
〇週20時間以上働いている事 〇学生ではない事（例外有り） |
〇勤務開始から31日以上勤務する見込みがある事
〇週20時間以上働いている事 〇学生ではない事（例外有り） |
「労働保険」労災保険の加入義務
| 法人の場合 | 個人事業主の場合 | |
| 加入条件 | 正社員、パート、アルバイト関係なく1名以上雇用したら加入 | 正社員、パート、アルバイト関係なく1名以上雇用したら加入 |
| 例外 | 〇官公庁の事業のうち非現業もの
〇国の直営事業所 〇船員保険被保険者（疫病任意継続被保険者以外） |
〇官公庁の事業のうち非現業もの
〇国の直営事業所 〇船員保険被保険者（疫病任意継続被保険者以外） |
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扶養控除等申告書を準備
お給料計算の際に必要となる従業員の情報を記載するものになります。給与を受け取る方が会社に提出し、会社は提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存する必要があります。
簡単に言うと従業員に扶養控除等申告書を記入してもらい、年末調整が終わってから7年間会社で保存する必要があるという事です。
書式は定められたものが国税庁のホームページからダウンロードできますので、印刷して渡せるように準備をしておきます。
扶養控除等申告書を提出しているかしていないか、
扶養がいるかいないかでお給料から控除する所得税の計算が異なりますので、注意しましょう。
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出社当日の持ち物を連絡
従業員に社会保険などの手続きに必要になる書類を事前に連絡しておきます。
〇給与の振込先口座情報
〇雇用保険被保険者証
〇年金手帳の写し
〇認印
〇マイナンバー通知書またはマイナンバーカード
認印は社会保険加入手続きや扶養控除等申告書に押印する必要が出てきますので持ってきてもらった方が後々便利です。もちろん会社で購入して従業員へ支給してもかまいません。
登記簿謄本を取得しておく
会社として初めて社会保険、労働保険に加入する場合、会社の登記簿謄本が必要となりますので、事前に法務局で取得しておきましょう。
社会保険加入の際には原本が必要ですが、労働保険の加入の際にはコピーで構いませんので、取得枚数は1通で大丈夫です。
従業員入社当日にやる事
労働条件通知書を渡す
準備しておいた労働条件通知書を渡します。受領印を押印してもらい、会社で１部控えをとっておくようにしましょう。
諸手続に必要な書類を回収
保険関連手続きや、給与支払などに必要な書類や情報を回収します。特に、保険関連手続きに必要な書類は早めに回収するようにしましょう。
〇給与の振込先口座情報を確認
〇雇用保険被保険者証を回収
〇年金手帳の写しを回収
〇扶養控除等申告書の記入と回収
入社して5日以内にやる事
健康保険と厚生年金の加入手続きを行う
従業員が健康保険と厚生年金に加入する対象者であれば、入社から5日以内に健康保険と厚生年金の加入手続きを行います。
作成する書類
〇健康保険・厚生年金 新規適用届
〇健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
〇健康保険被扶養者（異動）届
書類の作成方法などについてはこちらをご覧ください。
添付書類
〇会社の登記簿謄本（原本）
※労災保険と雇用保険の手続きにも登記簿謄本が必要となりますのでコピー２部をとるように忘れないで下さい。
管轄の年金事務所に一式提出する
〇健康保険・厚生年金保険 新規適用届
〇健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
〇健康保険被扶養者（異動）届
〇会社の登記簿謄本（原本）
これらを管轄の年金事務所に対して提出します。提出が期限を過ぎてしまったなどの理由で追加で書類を請求される事がありますので、事前に管轄の年金事務所に電話で確認しておくのがいいでしょう。
管轄の年金事務所はこちらで確認できます。
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入社して10日以内にやる事
労災保険加入手続きを行う
従業員を雇用したら労災保険に加入する必要があります。労災保険の手続き完了後でないと雇用保険加入手続きは出来ませんので注意して下さい。
手続き用紙を管轄の労働基準監督署で受け取る
労災保険手続きの書類の一部は専用の複写式用紙になるため、管轄の労働基準監督署にて以下の書類を受け取って下さい。
〇労働保険 保険関係成立届
〇労働保険 概算保険料申告書
管轄の労働基準監督署はこちらで確認できます。
作成する書類
〇労働保険 保険関係成立届
〇労働保険 概算保険料申告書
添付書類
〇会社の登記簿謄本（写し）
〇法人設立届出書（写し）
管轄の労働基準監督署に書類を提出
これらの書類を管轄の労働基準監督署に提出します。このとき受け取る「労働保険 保険関係成立届」は雇用保険の手続きで使用します。
〇労働保険 保険関係成立届
〇労働保険 概算保険料申告書
〇会社の登記簿謄本（写し））
〇法人設立届出書（写し）
雇用保険加入手続きをする
雇用保険加入対象になる従業員を採用したら雇用保険加入手続きを行います。
作成する書類
〇雇用保険適用事業所設置届
〇雇用保険被保険者資格取得届
添付書類書類
〇労働保険関係成立届の事業主控えの写し
※労災保険手続きで貰える控えの書類です。
〇登記簿謄本
〇法人設立届出書
〇労働者名簿
〇賃金台帳
※既にお給料を支払った場合
〇出勤簿
※入社から申請日までの分
管轄のハローワークに書類を提出
所轄のハローワークに以下の資料を届出ます。会社の状況や申請期限を過ぎてしまった場合など、色々な理由で追加の資料を請求される場合がありますので、事前に管轄のハローワークに必要になる書類を確認するようにしましょう。
〇雇用保険適用事業所設置届
〇雇用保険被保険者資格取得届
〇労働保険関係成立届の事業主控えの写し
※労災保険手続きで貰える控えの書類です。
〇登記簿謄本
〇法人設立届出書
〇労働者名簿
〇賃金台帳
※既にお給料を支払った場合
〇出勤簿
※入社から申請日までの分
管轄のハローワークはこちらで確認できます。
関連リンク
入社から50日以内にやる事
労働保険料の納付
管轄の労働基準監督署に「労働保険料概算申告書」を作成した際に算出した保険料を支払います。記入した納付書を金融機関窓口に持っていて納付します。
